M-Files lance sa solution d’ Enterprise Content Management (ECM)

La solution ECM qui unifie et gère intelligemment l’information

La société M-Files lance, pour l’année 2018, sa solution d’ Enterprise Content Management (ECM) pour la gestion intelligente des métadonnées. Elle utilise l’intelligence artificielle pour le décloisonnement de l’information et une meilleure expérience utilisateur. Et ce, sans corrompre les procès et systèmes déjà en place.

L’entreprise M-files s’est spécialisée dans la gestion de l’information « intelligente ». Elle a pour but d’améliorer l’expérience des entreprises dans leur gestion de leurs informations et de leurs métadonnées. Elle propose une interface simplifiée et unifiée. Ainsi, les utilisateurs pourront accéder sur n’importe quel système utilisé aux documents et informations de manière rapide et intuitive.

La croissance du volume d’information a rendu obsolètes les solutions actuelles d’ECM et GED

Le volume d’informations que doit gérer les entreprises croit exponentiellement. De même, les besoins pour automatiser et simplifier la gestion de ces données augmentent également. Les systèmes liés à la gestion électronique des documents comme la GED ou les ECM ne sont plus aujourd’hui les plus pertinents face à ces exigences. Les systèmes uniformes et rigides verrouillent des données ou alors, elles se multiplient de façon non ordonnée dans plusieurs systèmes qui ne sont pas connectés entre eux. Les sociétés ont de plus en plus de mal de mettre en place une gestion efficace de leurs documents et informations si celles-ci sont ordonnées dans ces « silos ». Dans ces conditions, les collaborateurs mettent de plus en plus de temps pour localiser les informations pertinentes dont ils ont besoin au jour le jour.

Dimensional Research et M-Files ont menés une étude pour mieux voir l’impact de l’augmentation des silos de données sur la gestion des organisations. 48 % des personnes sondées estiment que leur organisation peine à gérer les silos d’information. 67 % estiment que la navigation à travers les différents emplacements nuit entrave la productivité et les empêchent de trouver rapidement les versions les plus récentes des documents qu’ils cherchent.

L’outil M-Files a pour but de palier à ces problèmes. En effet, l’expérience d’utilisation se veut simple : il est plus facile de localiser et gérer les informations sur n’importe quel système mis en place dans l’organisation. Ils ont pour but de ne pas nuire aux processus existants et ainsi éviter une mise en place et des changements trop lourds qui pourrait rebuter les collaborateurs à son adoption. De plus, cela réduit les coûts et la complexité en évitant la migration de données, ce qui permet à terme d’améliorer des procès de l’entreprise.

Un accès et une expérience utilisateurs unifiés

La gestion intelligente des métadonnées est une innovation importante de l’architecture de M-Files. Elle crée des connexions avec les systèmes externes puis les données stockées dans un système externe est tout de suite disponible d’accès via l’interface de M-Files disponible sur mobiles, sur le poste de travail ou sur le Web.

Ce système permet aux utilisateurs d’effectuer des recherches sans devoir effectuer des migrations de données, de sorte que les utilisateurs du système connecté ne soient pas impactés. Des métadonnées viennent enrichir les informations stockées dans les systèmes externes. Cela permet au système M-Files de d’améliorer l’expérience utilisateurs en déterminant la pertinence et le contexte des informations recherchées stockées dans les systèmes externes déjà existants.

Pour illustrer ce propos : des documents stockés dans un système SharePoint peuvent être classés par type de documents (contrat ou devis) et connectés d’autres objets importants comme un projet classé dans un ERP, ou un compte client créé dans l’application Saleforce.

Le but est de donner une vue d’ensemble dynamique et contextuelle pour une nouvelle vision de l’information, tout en laissant l’information là ou elle se trouve. Cela permet d’éviter la migration de données, coûteuse et difficile à mettre en place, mais aussi de laisser les accès aux utilisateurs qui n’utilisent pas la solution M-Files.

La version 2018 de M-Files supporte donc de nombreux outils et systèmes comme :

  • Les dossiers réseau
  • Microsoft OneDrive
  • Box
  • FileNet
  • iManage
  • SharePoint Online
  • OnBase DocuWare
  • Salesforce
  • Dropbox
  • Laserfiche
  • Syncplicity
  • OpenText
  • Documentum

La version 2018 de la solution utilise une architecture ouverte qui permet de mettre en place des ponts et des connexions entre des systèmes externes. La solution devra s’enrichir de nouveaux connecteurs, notamment pour permettre l’intégration de systèmes comme Google Drive et Microsoft Exchange.

L’intelligence artificielle pour l’automatisation et la simplification de la gestion de l’information

L’intelligence artificielle est aussi intégrée la version 2018 de M-files. Cela permet d’analyser, classifier et baliser de manière automatique des informations et documents. Cette fonction établie des relations entre des objets de différents systèmes.  Ces connexions, en addition des métadonnées, mettent en place un contexte qui varie selon l’utilisateur et su workflow. L’expérience est ainsi rendue dynamique et personnalisée. L’utilisateur travaille à sa façon, selon son type de travail et ses préférences, sans que cela impacte les autres utilisateurs et l’organisation.

L’IA automatise le classement des informations en suggérant des métadonnées. La fonction étudie les contenus non structurés par traitement automatique du langage naturel (TALN), l’analyse des images, et compréhension du langage naturel (CLN).

La technologie IA est développée en interne par la société M-Files, la demande de brevet est en cours. Elle inclut également une architecture ouverte aux services d’IA tiers, comme Microsoft, Google ou ABBYY. Cela permet de garantir un accès aux nouvelles technologies et innovations au fur et à mesure de leur développement.

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